Wie funktioniert die Vorbereitung für DATEV in der Praxis?

Wie der DATEV-Import in den meisten Kanzleien heute läuft

Die vorbereitende Buchhaltung läuft oft so: Der Mitarbeiter sammelt Belege, trägt Beträge in eine Erfassungsmaske ein und erstellt am Ende des Monats eine Exportdatei für DATEV. Diese Datei geht dann in DATEV Unternehmen online oder wird manuell importiert.

Das klingt überschaubar. In der Praxis bedeutet das: Fehler fallen oft erst beim Import auf, oder sogar erst beim Jahresabschluss.

Was den DATEV-Export in der Praxis kompliziert macht

DATEV definiert ein genaues Format für den Buchungsstapel: Version 700, mit festgelegten Feldern, Zeichencodierung, Pflichtfeldern und Grenzwerten. Kleine Abweichungen führen zum Importfehler.

Typische Probleme:

• Kontonummer fehlt oder hat falsches Format (DATEV akzeptiert nur 4- bis 8-stellige Konten).
• Buchungstext enthält Sonderzeichen. Umlaute oder Anführungszeichen können den Import brechen.
• Gegenkonto fehlt bei manuell erfassten Belegen.
• Datumsformat nicht korrekt, manche Tools exportieren MM/DD/YYYY statt DD.MM.YYYY.
• Doppelte Belegnummern im selben Monat, DATEV meldet Konflikte.
• USt-Kennzeichen fehlt bei Rechnungen mit ausgewiesener Steuer.

Diese Probleme sind keine Ausnahmen, sie gehören zum Alltag in vielen Kanzleien.

Was ein sauberer Export voraussetzt

Ein sauberer DATEV-Export beginnt nicht beim Export, sondern bei der Erfassung. Wenn Belege unvollständig oder falsch erfasst sind, gibt es keine Exportfunktion, die das repariert.

Voraussetzungen für einen fehlerfreien Export:

• Jeder Beleg hat einen Betrag, ein Datum, ein Konto und ein Gegenkonto.
• Lieferantennamen sind normalisiert, keine Abkürzungen, keine Tippfehler.
• USt-Satz ist für jeden Beleg korrekt erfasst, auch bei 0% und steuerfreien Umsätzen.
• Belegnummern sind eindeutig im Buchungsmonat.
• Kontorahmen (SKR03 oder SKR04) ist für den Mandanten korrekt eingestellt.
• Offene Positionen (fehlende Belege) sind als solche markiert, nicht als vollständig.

Der Export ist nur so gut wie die Daten, die hineingehen.

Wo die meisten Fehler im Prozess entstehen

Die meisten Fehler entstehen an zwei Stellen: bei der Belegerfassung und beim Lieferanten-Mapping.

Belegerfassung: Wenn Belege manuell abgetippt werden, entstehen Tippfehler. Wenn sie per OCR erkannt werden, ohne Kontrolle, entstehen Erkennungsfehler. Beide führen zu falschen Buchungen.

Lieferanten-Mapping: Derselbe Lieferant taucht im Laufe der Zeit unter verschiedenen Namen auf. "Amazon Web Services", "AWS EMEA", "Amazon EU SARL": alles dasselbe Unternehmen, aber ohne Normalisierung drei verschiedene Einträge im System.

Ohne sauberes Mapping entsteht über Zeit ein inkonsistenter Kontenplan.

Wie Reconflow den DATEV-Export vorbereitet

Reconflow exportiert einen Buchungsstapel im Format v700, kompatibel mit DATEV Unternehmen online. Vor dem Export wird geprüft, ob alle Pflichtfelder gefüllt sind und ob offene Positionen noch vorhanden sind.

Reconflow stellt sicher, dass der Export nicht nur funktioniert, sondern auch fachlich korrekt ist:

• Export im Format DATEV Buchungsstapel v700.
• Unterstützung für SKR03 und SKR04.
• Lieferanten-Aliase normalisieren verschiedene Schreibweisen automatisch.
• Offene Belege werden vor dem Export als Warnung angezeigt.
• Buchungstexte werden auf DATEV-kompatible Zeichen geprüft.
• Export-Log zeigt alle enthaltenen Buchungen mit Status.

Der Mitarbeiter exportiert nicht einfach und hofft, dass es funktioniert. Er sieht vorher, was im Export enthalten ist und was fehlt, bevor der Export in DATEV geht und Fehler entstehen.